1. Wszystkie sprawy urzędowe, zgodnie z ustawą Kodeks Postępowania Administracyjnego, załatwia sekretariat szkoły i księgowość w dni robocze od poniedziałku do piątku w godzinach 7.30 − 15.30.
2. Organ administracji publicznej obowiązany jest załatwić sprawy bez zbędnej zwłoki. Niezwłocznie powinny być załatwiane sprawy, które mogą być rozpatrzone w oparciu o dowody przedstawione przez stronę. Załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej – nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania, zaś w postępowaniu odwoławczym w ciągu miesiąca od dnia otrzymania odwołania.
3. Zgłaszanie spraw odbywa się poprzez sekretariat w trybie administracyjnym. Dyrektor deleguje swoje uprawnienia do wydawania zaświadczeń, legitymacji, wypełniania sprawozdań itp. dokumentów pracownikom sekretariatu i księgowości. Dyrektor swoim podpisem potwierdza dane zawarte w dokumentach. Stosowane są procedury wynikające z wewnątrzszkolnych regulaminów i instrukcji obiegu dokumentów.
4. Sekretariat szkoły m.in.:
1) udziela wszelkich możliwych informacji dotyczących działalności szkoły;
2) przyjmuje i wysyła korespondencję;
3) przechowuje i prowadzi dokumentację szkoły.
5. Wydawanie wszelkich dokumentów następuje w terminie do 7 dni.
6. W szczególności Gimnazjum wydaje następujące dokumenty:
1) zaświadczenia:
a) o uczęszczaniu ucznia do szkoły - tryb wydawania: rodzic (prawny opiekun) dziecka zgłasza się z prośbą o wydanie zaświadczenia do stosownej instytucji, w/w zaświadczenie zostaje wydane.
b) o zatrudnieniu pracownika - tryb wydawania: pracownik zgłasza się z prośbą o wydanie zaświadczenia do stosownej instytucji, w/w zaświadczenie zostaje wydane.
2) uczniowskie legitymacje szkolne - tryb wydawania: wszystkie oryginały legitymacji są wydawane bezpłatnie zgodnie z księgą druków ścisłego zarachowania. Duplikaty legitymacji wydawane są odpłatnie według stawek urzędowych na prośbę rodzica (prawnego opiekuna).
3) legitymacje służbowe nauczyciela - tryb wydawania: legitymacje służbowe nauczyciela i ich duplikaty zamawia się na prośbę nauczyciela w firmie wykonującej legitymacje, a następnie wydaje się je odpłatnie.
4) duplikaty świadectw - tryb wydawania: duplikaty świadectw wydawane są odpłatnie według stawek urzędowych na prośbę rodzica (prawnego opiekuna) lub pełnoletniego ucznia.
5) odpisy arkuszy ocen - tryb wydawania: odpisy arkuszy ocen wydawane są przy przeniesieniu ucznia do innej szkoły.