1.  Wszystkie sprawy urzędowe, zgodnie z ustawą Kodeks Postępowania Administracyjnego, załatwia sekretariat szkoły i księgowość w dni robocze od poniedziałku do piątku w godzinach 7.30 − 15.30.

2.  Organ administracji publicznej obowiązany jest załatwić sprawy bez zbędnej zwłoki. Niezwłocznie powinny być załatwiane sprawy, które mogą być rozpatrzone w oparciu o dowody przedstawione przez stronę. Załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej – nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania, zaś w postępowaniu odwoławczym w ciągu miesiąca od dnia otrzymania odwołania.

3.      Zgłaszanie spraw odbywa się poprzez sekretariat w trybie administracyjnym. Dyrektor deleguje swoje uprawnienia do wydawania zaświadczeń, legitymacji, wypełniania sprawozdań itp. dokumentów pracownikom sekretariatu i księgowości. Dyrektor swoim podpisem potwierdza dane zawarte w dokumentach. Stosowane są procedury wynikające z wewnątrzszkolnych regulaminów i instrukcji obiegu dokumentów.

4.      Sekretariat szkoły m.in.:

1)     udziela wszelkich możliwych informacji dotyczących działalności szkoły;

2)      przyjmuje i wysyła korespondencję;

3)      przechowuje i prowadzi dokumentację szkoły.

5.      Wydawanie wszelkich dokumentów następuje w terminie do 7 dni.

6.      W szczególności Gimnazjum wydaje następujące dokumenty:

1)      zaświadczenia:

a)      o uczęszczaniu ucznia do szkoły - tryb wydawania: rodzic (prawny opiekun) dziecka zgłasza się z prośbą o wydanie zaświadczenia do stosownej instytucji, w/w zaświadczenie zostaje wydane.

b)      o zatrudnieniu pracownika - tryb wydawania: pracownik zgłasza się z prośbą o wydanie zaświadczenia do stosownej instytucji, w/w zaświadczenie zostaje wydane.

2)      uczniowskie legitymacje szkolne - tryb wydawania: wszystkie oryginały legitymacji są wydawane bezpłatnie zgodnie z księgą druków ścisłego zarachowania. Duplikaty legitymacji wydawane są odpłatnie według stawek urzędowych na prośbę rodzica (prawnego opiekuna).

3)      legitymacje służbowe nauczyciela - tryb wydawania: legitymacje służbowe nauczyciela i ich duplikaty zamawia się na prośbę nauczyciela w firmie wykonującej legitymacje, a następnie wydaje się je odpłatnie.

4)      duplikaty świadectw - tryb wydawania: duplikaty świadectw wydawane są odpłatnie według stawek urzędowych na prośbę rodzica (prawnego opiekuna) lub pełnoletniego ucznia.

5)      odpisy arkuszy ocen - tryb wydawania: odpisy arkuszy ocen wydawane są przy przeniesieniu ucznia do innej szkoły.